Trong thời đại công nghệ số phát triển hiện nay, việc sở hữu địa chỉ email đã trở thành điều cần thiết cho mọi cá nhân và tổ chức. Một địa chỉ email chuyên nghiệp giúp bạn tạo dựng ấn tượng tốt, khẳng định vị thế và tăng cường khả năng giao tiếp hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của cách đặt tên email chuyên nghiệp và cung cấp những lời khuyên hữu ích để tạo ra một địa chỉ email ấn tượng, phù hợp với mục tiêu và lĩnh vực hoạt động của bạn.
Việc đặt tên email thể hiện tính chuyên nghiệp của một cá nhân, công ty. Vì vậy, bạn nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc những từ ngữ không phù hợp như: email123@yahoo.com hay caubetinhnghich@gmail.com… Nếu bạn còn đang trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn hãy tham khảo ngay các cách đặt tên email chuyên nghiệp nhất sau đây.
Thành phần cấu tạo nên email chuyên nghiệp
Trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu cấu tạo của một địa chỉ email cơ bản. Email dù dành cho cá nhân hay doanh nghiệp đều phải đầy đủ 3 thành phần chính, bao gồm:
- Tên: phần đầu tiên của địa chỉ email, có thể được cá nhân hoặc doanh nghiệp tùy chỉnh theo ý muốn.
- @: biểu tượng này được quy định và phải giữ cố định trong tên email.
- Tên miền: thường đi kèm với tên của các nhà cung cấp dịch vụ email như gmail.com, yahoo.com. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng tên miền riêng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình để tạo ra địa chỉ email chuyên nghiệp và cá nhân hóa hơn.
9 cách đặt tên email chuyên nghiệp cho cá nhân và doanh nghiệp
2.1 Sử dụng tên miền riêng dành cho doanh nghiệp
Sử dụng tên miền riêng là một cách tốt để tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp và gắn kết với thương hiệu của bạn. Dưới đây là một số gợi ý:
- Tên miền phù hợp với thương hiệu: Chọn một tên miền phù hợp với tên hoặc lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: companyname.com hoặc companyindustry.vn.
- Sử dụng tiền tố hoặc hậu tố chuyên nghiệp: Sử dụng các tiền tố hoặc hậu tố như “enterprise”, “group”, “corp”, “business”, “company” để tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp. Ví dụ: contact@companyname.com hoặc info@companyindustry.com.
- Tạo địa chỉ email cá nhân hóa: Sử dụng tên của công ty hoặc thương hiệu của bạn trong địa chỉ email để tạo ra một sự cá nhân hóa và tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp. Ví dụ: duy.tan@vinahost.vn hoặc sales@vinahost.vn.
- Sử dụng tên miền tuỳ chỉnh cho mỗi phòng ban hoặc bộ phận: Đối với các tổ chức lớn, có thể hợp lý khi sử dụng tên miền riêng cho mỗi phòng ban hoặc bộ phận để tạo ra sự phân biệt và sắp xếp. Ví dụ: hr@companyname.com, sales@companyname.com, support@companyname.com.
- Cân nhắc việc sử dụng tên miền quốc gia (ccTLD): Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động chủ yếu trong một quốc gia cụ thể, việc sử dụng tên miền quốc gia có thể là một lựa chọn tốt. Ví dụ: companyname.vn (cho Việt Nam), companyname.sg (cho Singapore).
- Đảm bảo tính duy nhất: Đảm bảo rằng tên miền bạn chọn là duy nhất và chưa được ai sử dụng trước đó là cách đặt tên email chuyên nghiệp. Kiểm tra tính khả dụng của tên miền trước khi đăng ký.
Xem ngay: Cách tạo email theo tên miền doanh nghiệp miễn phí
2.2 Sử dụng tên và vị trí công việc
Khi đặt tên email chuyên nghiệp sử dụng tên và vị trí công việc, bạn nên tuân theo một số nguyên tắc sau:
- Đơn giản: Đảm bảo địa chỉ email của bạn dễ nhớ và dễ ghi. Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc số lượng lớn các chữ cái.
- Chuyên nghiệp: Chọn một địa chỉ email có vẻ chuyên nghiệp, không sử dụng các biệt danh hoặc từ ngữ không phù hợp.
- Bao gồm tên và vị trí công việc: Bạn có thể sử dụng tên của mình cùng với vị trí công việc để tạo nên một địa chỉ email chuyên nghiệp. Ví dụ: [Tên của bạn] [Vị trí công việc]@domain.com
Ví dụ:
- duytan_marketing@vinahost.vn
- david.wong_salesmanager@vinahost.vn
2.3 Tên email phù hợp với chức năng
Khi đặt tên email chuyên nghiệp dựa trên chức năng, nó cần phản ánh được mục đích mà bạn sẽ sử dụng email đó. Dưới đây là một số hướng dẫn về cách đặt tên email chuyên nghiệp:
- Chức năng cụ thể: Sử dụng tên email để chỉ rõ chức vụ hoặc vai trò của bạn trong tổ chức. Ví dụ: support@vinahost.vn
- Tên dự án: Nếu bạn đang làm việc trong một dự án cụ thể hoặc là thành viên của một nhóm, bạn có thể sử dụng tên dự án hoặc tên nhóm trong địa chỉ email của bạn. Ví dụ: 247@vinahost.vn
- Kết hợp giữa chức vụ và phòng ban: Kết hợp giữa chức vụ và phòng ban nếu cần thiết để phản ánh một cách chính xác vai trò của bạn trong tổ chức. Ví dụ: johndoe_sales@domain.com
Lựa chọn tên email nên tập trung vào tính chuyên nghiệp và dễ hiểu, giúp người nhận dễ dàng nhận ra chức năng hay vị trí của bạn trong tổ chức.
2.4 Đặt email theo tên rút gọn
Việc đặt tên email theo tên rút gọn giúp bạn có một địa chỉ email ngắn gọn và dễ nhớ. Tuy nhiên, khi chọn tên rút gọn, bạn cần phải cân nhắc kỹ vì có thể gây nhầm lẫn với người khác.
Để đảm bảo địa chỉ email của bạn dễ đọc và nhận diện, bạn nên chọn một tên rút gọn phản ánh được cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn. Hãy tránh sử dụng các ký tự đặc biệt, số lượng ký tự quá nhiều hoặc viết tắt không dễ hiểu. Ví dụ như: tannd@vinahost.vn hay ndtan@vinahost.
2.5 Sử dụng họ và tên cá nhân
Cách dễ nhất để tránh nhầm lẫn là định dạng cả họ và tên. Tuy nhiên, nếu tên của ai đó quá dài sẽ vượt quá số ký tự cho phép. Bạn có thể tham khảo các cách đặt tên email chuyên nghiệp sau:
- duytannguyen@domain.com
- tan.nguyenduy@domain.com
- nguyenduytan@domain.com
2.6 Kết hợp tên với viết tắt họ
Khác với việc sử dụng cả họ và tên, cách này giúp đảm bảo tính duy nhất ngay cả khi công ty bạn có nhiều nhân viên có cùng tên.
Đặt tên email chuyên nghiệp theo cách này rất dễ dàng. Chọn các chữ cái cho họ và tên đệm của bạn rồi kết hợp chúng với tên của bạn. Việc có để lại dấu chấm ở giữa hay không còn tùy thuộc vào định dạng mà công ty hoặc cá nhân mong muốn. Ví dụ:
- nt.trang@domain.com
- trangnt@domain.com
2.7 Đảm bảo sự đồng bộ & nhất quán
Để đảm bảo sự đồng bộ và nhất quán trong việc đặt tên email chuyên nghiệp, bạn có thể tuân theo các nguyên tắc sau:
- Tuân thủ một định dạng: Chọn một định dạng cụ thể cho tất cả các địa chỉ email để đặt tên email và áp dụng nó cho tất cả nhân viên hoặc thành viên trong tổ chức.
- Sử dụng cùng một tên miền: Đảm bảo rằng tất cả các địa chỉ email trong tổ chức đều sử dụng cùng một tên miền, điều này giúp tạo ra một hình ảnh đồng nhất cho doanh nghiệp.
- Kiểm tra tính khả dụng của địa chỉ email: Trước khi đặt tên email cho nhân viên hoặc thành viên mới, hãy kiểm tra xem địa chỉ email đó có sẵn không để đảm bảo tính duy nhất và tránh trùng lặp.
- Thảo luận và đồng thuận: Trước khi triển khai bất kỳ định dạng hoặc quy tắc nào về đặt tên email, hãy thảo luận và đồng thuận với các bên liên quan trong tổ chức của bạn. Ban hành quy định để kiểm soát quản lý email được chuyên nghiệp và nhất quán.
Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc nhất quán và đồng bộ như vậy, bạn có thể tạo ra một hệ thống địa chỉ email chuyên nghiệp và dễ quản lý trong tổ chức của mình.
2.8 Tránh dùng biệt danh hay tên riêng
Sử dụng địa chỉ email chứa biệt danh hay tên không chính thức dễ gây hiểu lầm cho người nhận về danh tính thực sự của người gửi. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn làm mất đi sự tin cậy trong quan hệ giao tiếp.
Do đó, việc sử dụng địa chỉ email chính thức với tên miền của công ty sẽ giúp tạo sự chuyên nghiệp và minh bạch, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều tuân thủ quy định này để nâng cao chất lượng giao tiếp và xây dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp.
2.9 Hạn chế dùng số và các ký tự đặc biệt
Mặc dù sử dụng số và ký tự có thể được chấp nhận đối với các nhà cung cấp dịch vụ email, tuy nhiên chúng tôi vẫn khuyến khích bạn nên tối giản hóa mọi thứ có thể. Nếu cần sử dụng, hãy giới hạn số lượng số và sử dụng chúng một cách có ý nghĩa. Ví dụ: trangle89@domain.com. Và cách này thường phù hợp với email cá nhân hơn và hết sức hạn với với email doanh nghiệp bạn nhé!
Ngoài ra, người dùng cũng cần tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch ngang (-) trong địa chỉ email. Chỉ sử dụng chữ cái và dấu chấm để tạo địa chỉ email. Nếu cần, bạn có thể tách các từ trong địa chỉ email bằng dấu chấm để tạo ra sự rõ ràng và dễ đọc. Ví dụ: trang.le@domain.com.
Tóm lại, một tên email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà còn giúp bạn dễ dàng quản lý các tài khoản email khác nhau. Việc sử dụng tên email phù hợp với công việc và ngành nghề của bạn cũng giúp bạn dễ dàng được nhận diện và ghi nhớ bởi khách hàng và đối tác. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng khi đặt tên email để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nếu bạn có nhu cầu Đăng ký sử dụng email Tên miền riêng, VinaHost có thể cung cấp cho bạn một số giải pháp sau:
- Giải pháp Email Doanh Nghiệp Server riêng
- Dịch vụ Email Hosting
- Combo Email Tên miền công ty + Hosting
Liên hệ với VinaHost tại:
- Email: cskh@vinahost.vn
- Hotline: 1900 6046 phím 1
- Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php
