Ein Rezeptionist ist ein Angestellter, der ein Büro oder eine administrative Unterstützungsposition einnimmt. Die Arbeit wird normalerweise in einem Wartebereich ausgeführt, beispielsweise in einer Lobby oder an der Rezeption einer Organisation oder eines Unternehmens. Der Titel Rezeptionist wird der Person zugeordnet, die von einer Organisation beschäftigt wird, um Besucher, Patienten oder Kunden zu empfangen oder zu begrüßen und Anrufe zu beantworten. [1] Der Begriff Rezeption lautet Wird in vielen Hotels für eine Verwaltungsabteilung verwendet, wo die Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters auch Zimmerreservierungen und -zuweisungen, Gästeregistrierung, Kassiererarbeiten, Bonitätsprüfungen, Schlüsselkontrolle sowie Post- und Nachrichtendienst umfassen können. Solche Rezeptionisten werden oft als Rezeptionisten bezeichnet. Rezeptionisten decken viele Arbeitsbereiche ab, um die Unternehmen zu unterstützen, für die sie arbeiten, einschließlich Terminvereinbarung, Archivierung, Aufzeichnungen und andere Büroaufgaben. [2]
Zuständigkeiten Bearbeiten
Zu den geschäftlichen Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters kann die Beantwortung von Besucheranfragen über ein Unternehmen und seine Produkte oder Dienstleistungen, die Weiterleitung der Besucher zu ihren Bestimmungsorten, das Sortieren und Verteilen von Post sowie die Beantwortung eingehender Nachrichten gehören Anrufe über Telefone mit mehreren Leitungen oder zu Beginn des 20. Jahrhunderts über eine Telefonzentrale, bei denen Termine festgelegt, Abgelegt, Aufzeichnungen geführt, Tastaturen / Daten eingegeben und eine Vielzahl anderer Büroaufgaben ausgeführt werden, z. B. Faxen oder E-Mail-Versand. Einige Rezeptionisten erledigen möglicherweise auch Buchhaltungs- oder Kassieraufgaben. Einige, aber nicht alle Büros erwarten möglicherweise, dass die Rezeptionistin den Gästen Kaffee oder Tee serviert und den Lobbybereich aufräumt. [3]
Eine Rezeptionistin übernimmt möglicherweise auch einige Funktionen für die Zugangskontrolle der Sicherheitskräfte für eine Organisation, indem sie die Mitarbeiteridentifikation überprüft und ausstellt Besucherausweise sowie Beobachtung und Meldung ungewöhnlicher oder verdächtiger Personen oder Aktivitäten.
Eine Empfangsdame ist häufig der erste Geschäftskontakt, den eine Person in einer Organisation trifft. Es ist eine Erwartung der meisten Organisationen, dass die Rezeptionistin unabhängig vom Besucherverhalten jederzeit ein ruhiges, höfliches und professionelles Verhalten beibehält. Zu den persönlichen Eigenschaften, die eine Empfangsdame für eine erfolgreiche Arbeit haben muss, gehören Aufmerksamkeit, ein gepflegtes Äußeres, Eigeninitiative, Loyalität, Reife, Respekt vor Vertraulichkeit und Diskretion, eine positive Einstellung und Zuverlässigkeit. Manchmal kann der Job aufgrund der Interaktion mit vielen verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen stressig sein und es wird erwartet, dass mehrere Aufgaben schnell ausgeführt werden. [4]
Aufstiegschancen
] Abhängig von der Branche kann eine Position als Rezeptionist Möglichkeiten zum Networking bieten, um zu anderen Positionen in einem bestimmten Bereich aufzusteigen. Einige Leute nutzen diese Art von Arbeit, um sich mit der Büroarbeit vertraut zu machen oder um andere Funktionen oder Positionen in einem Unternehmen kennenzulernen. Manche Menschen nutzen die Arbeit an der Rezeption, um Geld zu verdienen, während sie sich weiterbilden oder andere berufliche Interessen verfolgen, beispielsweise in der darstellenden Kunst oder als Schriftsteller.
Während viele Personen, die als Empfangsmitarbeiter arbeiten, während ihrer gesamten Karriere in dieser Position bleiben, können einige Empfangsmitarbeiter andere administrative Aufgaben übernehmen, wie z. B. Kundendienstmitarbeiter, Dispatcher, Interviewer, Sekretär, Produktionsassistent, persönlicher Assistent oder Assistent der Geschäftsleitung. In kleineren Unternehmen, z. B. in einer Arzt- oder Anwaltskanzlei, kann eine Empfangsdame auch der Büroleiter sein, der mit einer Vielzahl von Geschäftsvorgängen auf mittlerer Managementebene betraut ist. In der Hotellerie zum Beispiel wird die Rolle des Nachtrezeptionsmitarbeiters fast immer mit der Durchführung einer täglichen Kontokonsolidierung und -berichterstattung kombiniert, die insbesondere als Nachtrevision bezeichnet wird.
Wenn Empfangsmitarbeiter den Job verlassen, betreten sie häufig andere Berufsfelder wie Vertrieb und Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder andere Medienberufe.
Einige berühmte Personen waren anfangs Rezeptionisten, darunter Betty Williams, Mitempfängerin des Friedensnobelpreises 1976. Eine Reihe von Prominenten hatte als Rezeptionisten gearbeitet, bevor sie berühmt wurden, wie die Sängerin / Songwriterin Naomi Judd und die verstorbene Linda McCartney, Fotografin, Unternehmerin und Ehefrau von Beatle Paul McCartney. [5] Andere berühmte Leute, die ihre Karriere als Rezeptionisten begannen oder arbeiteten Dazu gehören die Bürgerrechtsaktivistin Rosa Parks und die frühere CEO von Hewlett-Packard, Carly Fiorina.
Evolution und neue Technologie Bearbeiten
Einige mittelständische Unternehmer beauftragen anstelle einer hauptberuflichen internen Rezeptionistin eine externe Rezeptionistin. Dank der Fortschritte in der Kommunikationstechnologie. [6] Wie die Redewendung selbst andeutet, werden Telefonanrufe für ein Unternehmen an einem anderen Standort mithilfe von Telefonvermittlungsservern (PBX-Servern) von einem Remote-Empfangsmitarbeiter ausgeführt. Die meisten modernen Empfangsdienste können Nachrichten entgegennehmen, Anrufe filtern und weiterleiten, grundlegende FAQs beantworten und Webformulare ausfüllen. Viele Dienste können auch Termine vereinbaren und Kreditkartenbestellungen entgegennehmen. Einige der älteren Empfangsdienste gibt es schon seit Jahrzehnten, aber diese funktionieren oft ganz anders als moderne Dienste. [7]
Fortschritte in der Touchscreen- und 2-Wege-Videotechnik verändern die Art und Weise, wie einige Empfangsdienste arbeiten Arbeit. Neue Arten von virtuellen Videoempfangssystemen ermöglichen jetzt Live-, Inhouse- oder Remote-Empfangsmitarbeitern, Bürolobbybereiche von entfernten Standorten aus zu verwalten. Diese virtuellen Empfangsmitarbeiter beantworten nicht nur Telefone, sondern begrüßen auch die Besucher, indem sie eine Bewegungserkennungskamera verwenden, um die Besucher beim Betreten des Gebäudes zu "sehen". Die Fernempfangsdame wird dann in einem Videofenster auf einem an der Wand montierten LCD-, Kiosk- oder Desktop-All-in-One-Computer angezeigt. Der Videoempfang und die Besucher können dann über ein 2-Wege-Video kommunizieren, sodass der Rezeptionist einen oder mehrere Bürolobbybereiche von einem zentralen Ort aus verwalten kann.
Die Weiterentwicklung der Büroautomation hat die Arbeitsplätze einiger Empfangsmitarbeiter beseitigt. Zum Beispiel könnte ein Telefonanruf von einer automatischen Vermittlung beantwortet werden. Eine Rezeptionistin mit ausgeprägten büro- / technischen Kenntnissen und einem hohen Maß an Höflichkeit, Fingerspitzengefühl und Diplomatie wird jedoch nach wie vor als eine Bereicherung für das Unternehmensimage angesehen und ist in der Geschäftswelt nach wie vor sehr gefragt.
Siehe auch [ Bearbeiten ]
Verweise [ Bearbeiten