Ein Personalverwaltungssystem (HRMS) oder Personalinformationssystem (HRIS) ist eine Form von Personalverwaltungssoftware (HR), die eine Reihe von Systemen und Prozessen miteinander kombiniert sorgen für die einfache Verwaltung von Personal, Geschäftsprozessen und Daten. Mithilfe von Personal-Software können Unternehmen eine Reihe von HR-Funktionen kombinieren, z. B. das Speichern von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Rekrutierungsprozesse, die Verwaltung von Sozialleistungen und das Verfolgen von Anwesenheitsnachweisen.
Ein Personalverwaltungssystem stellt sicher, dass die alltäglichen Personalprozesse überschaubar und leicht zugänglich sind. Es verschmilzt die Humanressourcen als Disziplin und insbesondere ihre grundlegenden HR-Aktivitäten und -Prozesse mit dem Bereich der Informationstechnologie, während sich die Programmierung von Datenverarbeitungssystemen zu standardisierten Routinen und Paketen von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) entwickelte. Insgesamt haben diese ERP-Systeme ihren Ursprung in einer Software, die Informationen aus verschiedenen Anwendungen in eine universelle Datenbank integriert. Die Verknüpfung seiner Finanz- und Personalmodule über eine Datenbank ist der wichtigste Unterschied zu den individuell und proprietär entwickelten Vorgängern, wodurch diese Softwareanwendung sowohl starr als auch flexibel ist.
Personalinformationssysteme stellen ein Mittel zum Erfassen, Speichern, Analysieren und Verteilen von Informationen an verschiedene Interessengruppen dar. [1] HRIS ermöglichen die Verbesserung traditioneller Prozesse und die Verbesserung der strategischen Entscheidungsfindung. [1] Die Welle des technologischen Fortschritts hat jede revolutioniert und jeden Bereich des heutigen Lebens, und dazu gehört auch die Personalabteilung. Frühe Systeme waren eng gefasst und konzentrierten sich in der Regel auf eine einzelne Aufgabe, z. B. die Verbesserung des Gehaltsabrechnungsprozesses oder die Verfolgung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Die heutigen Systeme decken das gesamte Spektrum der mit Personalabteilungen verbundenen Aufgaben ab, einschließlich der Verfolgung und Verbesserung der Prozesseffizienz, der Verwaltung der Organisationshierarchie, der Verfolgung von Abwesenheit und Jahresurlaub, der Vereinfachung von Finanztransaktionen und der Bereitstellung von Berichten zu Personendaten. Kurz gesagt, als die Rolle der Personalabteilungen immer komplexer wurde, entwickelten sich HR-Technologiesysteme, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Geschichte Bearbeiten
Entstehung Bearbeiten
Der Trend zur Automatisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen begann in den 1970er Jahren. Aufgrund der eingeschränkten Technologie und der Verwendung von Großrechnern vertrauten Unternehmen immer noch auf die manuelle Erfassung, um die Mitarbeiterbewertung durchzuführen und die Berichterstattung zu digitalisieren.
Die erste Warenwirtschaft (ERP) ) System mit integrierten Personalfunktionen war das 1979 eingeführte SAP R / 2 (das später durch R / 3 und S / 4hana ersetzt wurde). Dieses System gab den Benutzern die Möglichkeit, Unternehmensdaten in Echtzeit zu kombinieren und Prozesse von einer einzigen Stelle aus zu regeln Mainframe-Umgebung. Viele der heute gängigen HR-Systeme bieten immer noch umfangreiche ERP- und Abrechnungsfunktionen. [2]
Das erste vollständig HR-zentrierte Client-Server-System für den Unternehmensmarkt war PeopleSoft, das 1987 veröffentlicht und später von gekauft wurde Oracle im Jahr 2005. PeopleSoft, das von Kunden gehostet und aktualisiert wurde, ersetzte das Mainframe-Umgebungskonzept und erlangte große Popularität, wodurch es für viele Jahre in der Szene erhalten blieb. Das System ist noch heute aktiv, und Oracle hat mehrere ähnliche BPM-Systeme entwickelt, um wichtige Unternehmensabläufe zu automatisieren. [3]
Webbasierte Software
HR-Anbieter bieten Cloud-gehostete HR-Lösungen an, um diese Technologie für kleine und entfernte Teams zugänglicher zu machen. Anstelle eines Client-Servers verwendeten Unternehmen Online-Konten in webbasierten Portalen, um auf die Leistung ihrer Mitarbeiter zuzugreifen und Erfolge unabhängig von ihrem Standort zu verfolgen. [4]
Anfang 2000 war ein Jahr vergangen neues und vorteilhaftes Konzept in der Personalentwicklung. Immer mehr Systeme befassten sich mit spezifischen Aufgaben wie der Rekrutierung oder der Verwaltung von Sozialleistungen, einschließlich erstklassiger Systeme, die die einheitliche ERP + HR-Formel ersetzten. [5]
Mobile Software ]]
Im Jahr 2014 nutzten Unternehmen die Vorteile des Cloud-Hosting-Meilensteins, um HR-Funktionen auf Mobilgeräten verfügbar zu machen. Seitdem beliebte Anbieter spezielle Android- und iPad- / iPhone-Anwendungen auf den Markt bringen, um den Anforderungen aller Teams und Unternehmen gerecht zu werden. [6]
Neueste Entwicklungen
Im Jahr 2015 wurden HR-Software-Benutzer lernte die Gamification-Technologie kennen, nämlich Systeme, die dem traditionellen HR-Betrieb eine unterhaltsame Dimension verleihen und die Mitarbeiter durch die Vergabe von Abzeichen und Prämien zu einer Leistungssteigerung motivieren. [7]
Eine weitere beliebte Innovation im Bereich HR-Systeme ist Videoverleih. Viele Anbieter integrieren Widgets für Webkonferenzen in ihre Produkte und ermöglichen Managern, Talente ohne geografische Einschränkungen zu lokalisieren und anzuziehen. [8]
In Zukunft soll die Personalverwaltungssoftware ihre Kapazität neu erfinden und die Effizienz steigern mit personalisierterer und auf Kandidaten ausgerichteter Rekrutierung, optimierten Schnittstellen und der Automatisierung von Prozessen im Personalbereich, die derzeit manuell ausgeführt werden. [9]
Funktionen [ Bearbeiten
Die Funktion der Personalabteilung Abteilungen ist administrativ und allen Organisationen gemeinsam. Unternehmen haben möglicherweise formalisierte Auswahl-, Bewertungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Das Management des "Humankapitals" hat sich zu einem zwingenden und komplexen Prozess entwickelt. Die HR-Funktion besteht aus der Verfolgung vorhandener Mitarbeiterdaten, zu denen traditionell persönliche Daten, Fähigkeiten, Fähigkeiten, Leistungen und Gehälter gehören. Um den manuellen Aufwand für diese administrativen Tätigkeiten zu verringern, haben Unternehmen begonnen, viele dieser Prozesse elektronisch zu automatisieren, indem sie spezialisierte Personalverwaltungssysteme eingeführt haben.
HR-Führungskräfte verlassen sich auf interne oder externe IT-Experten, um ein integriertes HRMS zu entwickeln und zu warten. Bevor sich Client-Server-Architekturen in den späten 1980er-Jahren entwickelten, wurden viele HR-Automatisierungsprozesse auf Großrechner verlagert, die große Datenmengen verarbeiten konnten. Infolge der hohen Kapitalinvestitionen, die erforderlich waren, um proprietäre Software zu kaufen oder zu programmieren, waren diese intern entwickelten HRMS auf Organisationen beschränkt, die über eine große Kapitalmenge verfügten. Das Aufkommen von Client-Server-, Anwendungsdienstleistungs- und Software-as-a-Service- (SaaS-) oder Personalverwaltungssystemen ermöglichte eine höhere administrative Kontrolle über solche Systeme. Derzeit umfassen Personalverwaltungssysteme in der Regel:
- Personalbindung
- Einstellung
- Onboarding
- Verwaltung
- Verwaltung der Gehaltsabrechnung
- Personalplanung
- Rekrutierungs- / Lernmanagement
- Leistungsmanagement und Mitarbeitergespräche
- Selbstbedienung der Mitarbeiter [19659032] Termin- und Abwesenheitsverwaltung
- Abwesenheitsverwaltung
- Urlaubsverwaltung
- Berichterstellung und Analyse
- Neuzuweisung von Mitarbeitern
- Bearbeitung von Beschwerden durch folgende Präzedenzfälle
Das Abrechnungsmodul automatisiert den Bezahlungsprozess durch Sammeln von Daten zur Arbeitszeit und Anwesenheit der Mitarbeiter, Berechnen verschiedener Abzüge und Steuern und Generieren von regelmäßigen Gehaltsschecks und Mitarbeitersteuerberichten. Die Daten werden in der Regel aus den Modulen Personalwesen und Zeitmessung eingespeist, um die automatischen Einzahlungs- und manuellen Scheckschreibfähigkeiten zu berechnen. Dieses Modul kann alle mitarbeiterbezogenen Transaktionen umfassen sowie in bestehende Finanzmanagementsysteme integriert werden.
Das Zeiterfassungsmodul sammelt standardisierte zeit- und arbeitsbezogene Aufwände. Die fortschrittlichsten Module bieten umfassende Flexibilität in Bezug auf Datenerfassungsmethoden, Arbeitsverteilungsfunktionen und Datenanalysefunktionen. Kostenanalyse und Effizienzmetriken sind die Hauptfunktionen.
Das Modul Leistungsverwaltung bietet Organisationen ein System zur Verwaltung und Nachverfolgung der Teilnahme von Mitarbeitern an Leistungsprogrammen. Diese umfassen typischerweise Versicherung, Entschädigung, Gewinnbeteiligung und Ruhestand.
Das HR-Management-Modul ist eine Komponente, die viele andere HR-Aspekte von der Bewerbung bis zur Pensionierung abdeckt. Das System zeichnet grundlegende demografische und Adressdaten, Auswahl, Schulung und Entwicklung, Fähigkeiten- und Kompetenzmanagement, Vergütungsplanungsaufzeichnungen und andere damit zusammenhängende Aktivitäten auf. Führende Systeme bieten die Möglichkeit, Bewerbungen zu "lesen" und relevante Daten in die entsprechenden Datenbankfelder einzugeben, Arbeitgeber zu benachrichtigen und Positionsmanagement und Positionskontrolle bereitzustellen. Die Personalmanagementfunktion umfasst die Einstellung, Vermittlung, Bewertung, Vergütung und Entwicklung der Mitarbeiter einer Organisation. Anfänglich verwendeten Unternehmen computergestützte Informationssysteme, um:
- Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen erstellen,
- Personalakten führen,
- Talentmanagement betreiben.
Die Online-Rekrutierung ist zu einer der wichtigsten Methoden von Personalabteilungen geworden, um potenzielle Kandidaten für zu gewinnen verfügbare Positionen innerhalb einer Organisation. Talent-Management-Systeme oder Rekrutierungsmodule [10] bieten eine integrierte Einstellungslösung für HRMS, die in der Regel Folgendes umfasst:
- Analysieren des Personaleinsatzes in einer Organisation;
- Identifizieren potenzieller Bewerber;
- Rekrutieren über firmeninterne Anzeigen;
- Rekrutieren über Online-Rekrutierungsseiten oder Veröffentlichungen, die sowohl an Personalvermittler als auch an Bewerber vermarktet werden;
- Analytik innerhalb von der Einstellungsprozess (Zeit bis zur Einstellung, Quelle der Einstellung, Umsatz);
- Compliance-Management zur Sicherstellung der Einbindung von Stellenanzeigen und Kandidaten gemäß den behördlichen Vorschriften.
Die erheblichen Kosten für die Aufrechterhaltung eines organisierten Einstellungsaufwands, Cross-Posting innerhalb und Aufgrund der allgemeinen oder branchenspezifischen Stellenbörsen und der Aufrechterhaltung einer wettbewerbsfähigen Verfügbarkeit wurde ein spezielles Bewerber-Tracking-System (ATS) entwickelt.
Das Trainingsmodul bietet Organisationen ein System zur Verwaltung und Nachverfolgung der Schulungs- und Entwicklungsbemühungen ihrer Mitarbeiter. Das System, das normalerweise als "Learning Management System" (LMS) bezeichnet wird, ermöglicht es der Personalabteilung, die Ausbildung, Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter nachzuverfolgen sowie zu beschreiben, welche Schulungen, Bücher, CDs, webbasiertes Lernen oder Materialien stehen zur Verfügung, um zu entwickeln, welche Fähigkeiten. Die Kurse können dann in datumsspezifischen Sitzungen angeboten werden, wobei Delegierte und Schulungsressourcen im selben System zugeordnet und verwaltet werden. Mithilfe hoch entwickelter LMS können Manager neben Leistungsmanagement- und Bewertungsmetriken auch Schulungen, Budgets und Kalender genehmigen.
Mit dem Mitarbeiter-Self-Service-Modul können Mitarbeiter HR-bezogene Daten abfragen und einige HR-Transaktionen über das System ausführen. Mitarbeiter können ihre Anwesenheitsliste aus dem System abfragen, ohne die Informationen des HR-Personals anzufordern. Mit dem Modul können Supervisoren auch O.T. genehmigen. Anfragen von ihren Untergebenen durch das System, ohne die Aufgabe in der Personalabteilung zu überlasten.
Viele Organisationen gingen über die traditionellen Funktionen hinaus und entwickelten Informationssysteme für das Personalmanagement, die die Rekrutierung, Auswahl, Einstellung, Arbeitsvermittlung, Leistungsbeurteilung, Analyse der Leistungen für Mitarbeiter, Gesundheit, Sicherheit und Sicherheit unterstützen, während andere einen ausgelagerten Bewerber integrieren Tracking-System, das eine Teilmenge der oben genannten umfasst.
Mit dem Modul analytics können Organisationen den Wert einer HRMS-Implementierung durch Extrahieren von HR-bezogenen Daten zur Verwendung mit anderen Business Intelligence-Plattformen erweitern. Zum Beispiel kombinieren Unternehmen HR-Kennzahlen mit anderen Geschäftsdaten, um Trends und Anomalien in der Mitarbeiterzahl zu identifizieren und die Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation auf die zukünftige Leistung besser vorherzusagen.
Es gibt jetzt viele Arten von HRMS oder HRIS, von denen einige typischerweise auf lokalen Maschinen basierende Softwarepakete sind. Der andere Haupttyp ist ein Cloud-basiertes Online-System, auf das über einen Webbrowser zugegriffen werden kann.
Das Personalschulungsmodul ermöglicht Organisationen die Eingabe, Verfolgung und Verwaltung von Mitarbeiter- und Personalschulungen. Jede Art von Aktivität kann zusammen mit den zusätzlichen Daten aufgezeichnet werden. Die Leistung jedes Mitarbeiters oder Mitarbeiters wird dann gespeichert und kann über das Modul Analytics abgerufen werden.
Mitarbeiter Neuzuweisung Modul ist eine neuere Zusatzfunktionalität von HRMS. Dieses Modul hat die Funktionen Überweisung, Beförderung, Gehaltsänderung, erneute Benennung, Vertretung, Bestätigung, Änderung des Zahlungsmodus und Briefform.
Siehe auch [ bearbeiten ]
Verweise [ bearbeiten
Weiterführende Literatur bearbeiten
- Maier, C., S. Laumer, A. Eckhardt & T. Weitzel (2013) Analyse der Auswirkungen von HRIS-Implementierungen auf die Arbeitszufriedenheit und die Umsatzabsicht des HR-Personals. The Journal of Strategic Information Systems, 22 (3), 193–207. doi: 10.1016 / j.jsis.2012.09.001.