Hướng dẫn, thủ thuật về Thủ thuật văn phòng

Trong quá trình sử dụng Word để soạn thảo văn bản, có thể bạn sẽ gặp các lỗi phát sinh làm chậm tiến độ làm việc và gây sự ức chế cho bạn. Vì vậy, ở bài viết này mình sẽ tổng hợp lại 22 lỗi thường gặp và cách khắc phục trong Word cực kỳ chi tiết. Hãy bắt đầu thôi nào!

I. Lỗi hiển thị trong Word

1. Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ dưới dòng chữ

Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ thường rất hay xuất hiện dưới dòng chữ khi bạn nhập văn bản thực chất không phải là một lỗi khi gõ tiếng Việt. Mà đơn giản chỉ là do chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh của Word. Nên khi bạn in văn bản nó sẽ không xuất hiện, tuy nhiên nó lại làm cho chúng ta cảm thấy khá rối mắt và che mất dấu câu khi đọc.

Để khắc phục nó bạn chỉ cần: Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục When correcting spelling and grammar in Word > Bỏ tích ở mục Check spelling as you type > Nhấn OK.

Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ

2. Lỗi không chèn được số trang

Lỗi này thường xảy ra khi bạn cần đánh số trang. Nhưng sau khi đánh số trang xong, bạn chỉ thấy Word xuất hiện chữ Page mà lại không hiện số trang thì bạn có thể khắc phục bằng cách:

Vào thẻ File > Options > Chọn mục Advanced > Đi đến phần Show document content > Bỏ tích chọn trong ô Show fiel codes instead of their values > Nhấn OK.

Lỗi không chèn được số trang

3. Khi nhấn Enter xuống dòng xuất hiện số thứ tự đếm dòng

Nếu như mỗi khi bạn gõ văn bản xuống dòng hoặc hết dòng thì sẽ xuất hiện các số đếm thứ tự như khi bạn chọn lệnh Bullet thì bạn có thể khắc phục bằng cách sau:

Chọn thẻ Layout > Nhấn vào mũi tên hướng xuống ở phần Page setup > Hộp thoại hiện lên > Chọn mục Layout > Nhấn vào Page LineNumbers…> Bỏ tích chọn ô Add line numbering > Nhấn OK.

Bỏ xuất hiện số thứ tự đếm dòng khi nhấn Enter xuống dòng

4. Nhấn phím tab nhưng xuất hiện dấu mũi tên

Đây là 1 lỗi khá phổ biến khi bạn mới vừa tải Word về, lỗi này thường xuyên xuất hiện khi bạn nhất phím Tab để sang 1 ô khác trong 1 bảng Table, để có thể khắc phục lỗi này bạn thực hiện như sau:

Chọn thẻ File > Options > Chọn mục Display > Bỏ tích chọn ở ô Tab Characters > Nhấn OK.

Tắt xuất hiện dấu mũi tên khi nhấn Tab

5. Nhấn phím Home hoặc End không có tác dụng (Word 2003)

Khi nhấn phím Home hay End mà bạn không được di chuyển đến đầu trang hoặc cuối trang thì bạn có thể khắc phục bằng cách sau:

Chọn thẻ Tools > Options > Chọn thẻ General > Bỏ tích trong ô Navigation keys for Wordperfect users > Nhấn OK.

Sửa lỗi nhấn phím Home hoặc End không có tác dụng

6. Lỗi màu nền xanh, chữ màu trắng (Word 2003)

Màu nền khi đánh văn bản của Word thường là màu trắng với chữ đen, nếu như trong trường hợp trang Word của bạn có màu nền màu xanh và chữ màu trắng bất thường, hãy thử cách khắc phục sau đây:

Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ General > Bỏ tích chọn ở ô Blue background, white text > Nhấn OK.

Sửa lỗi màu nền xanh, chữ màu trắng

7. Hình ảnh không hiện sau khi chèn

Nếu như bạn đã chèn 1 hình ảnh vào trang Word nhưng hình ảnh đó lại không xuất hiện thì bạn phải làm như thế nào? Trong trường hợp này, bạn hãy:

Chọn thẻ File > Options > Mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show picture placeholders > Nhấn OK.

Sửa lỗi hình ảnh không hiện sau khi chèn

8. Định dạng trang văn bản

Việc định dạng trang văn bản trước khi in cũng rất quan trọng bởi bạn sẽ không muốn bản in của mình bị lệch hẳn ra các trang giấy, gây mất chữ văn bản. Để định dạng được đúng khổ giấy khi in bạn thực hiện như sau:

Chọn thẻ Layout > Đi đến phần Page Setup > Nhấn vào Size > Chọn A4 để định dạng lại trang văn bản theo đúng khổ A4.

Định dạng trang văn bản theo cỡ giấy A4

9. Bỏ đường viền quanh văn bản

Đường viền bao quanh văn bản là thứ có thể gây khó chịu cho bạn trong lúc làm việc? Nếu vậy thì hãy loại bỏ đường viền đó đi bằng cách sau nhé:

Chọn thẻ File > Options > Mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show text boundaries > Nhấn OK.

Bỏ đường viền quanh văn bản

10. Lỗi Word không phải hồi (Not Responding)

Đây cũng là 1 lỗi khá phổ biến khi sử dụng Word, nhất là đối với các dạng máy yếu và khi mở 1 file Word quá lớn sẽ dễ gây ra tình trạng bị đơ máy và dẫn đến lỗi Word không phản hồi. Hoặc cũng có thể là do các nguyên nhân sau:

• Do tiện ích của một số bên thứ ba Add-on và Plus-in, xung đột chương trình.
• Do CPU hoặc bộ nhớ đang bị quá tải, mất nhiều thời gian để hoàn thành một số tác vụ.
• Do các phần mềm độc hại hoặc máy bạn đang nhiễm virus.

Khi gặp lỗi này thì việc đầu tiên bạn cần phải tắt file Word đó đi và mở lại để tránh trường hợp làm đơ máy, dẫn đến các phần mềm khác cũng sẽ bị lỗi tương tự. Cách tắt file Word khi bị lỗi Not Responding như sau:

Click chuột phải vào thanh Ribbon > Task Manager > Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Processes > Click chuột vào file Word đang bị lỗi > Chọn End task để tắt file Word đó đi.

Tắt file Word bị lỗi không phản hồi (Not Responding)

11. Bảng (table) trong Word tự động nhảy trang

Lỗi tự động nhảy trang là lỗi khi bạn chèn thêm các table (bảng), hình ảnh hay sơ đồ vào Word thì các dữ liệu lại tự động nhảy sang trang mới dù trang Word trước đó vẫn còn đủ khoảng trống làm cho tài liệu của bạn mất chuyên nghiệp.

Nguyên nhân bị nhảy trang trong Word:

• Do phần mềm Word mà bạn sử dụng.
• Do bạn sao chép table từ một nơi khác và dán vào văn bản.
• Là lỗi thường gặp khi bạn sử dụng các table trong soạn thảo văn bản Word.

Cách để sửa lỗi này như sau: Mở file Word bị nhảy trang > Chọn Thẻ Home > Đi đến phần Paragraph > Chọn Mũi tên hướng xuống > Chọn tab Line and Page Breaks tại cửa sổ hiện lên > Bỏ tích chọn cả 4 ô ở phần Pagination > Nhấn OK để sửa lỗi nhảy trang trong Word.

Sửa lỗi bảng (table) trong Word tự động nhảy trang

12. Lỗi không bôi đen được văn bản

Nguyên nhân lỗi không bôi đen được đoạn văn bản trong Word rất có thể là do bạn đã bật Unikey dưới quyền Administrator hay chế độ Run as Administrator. Việc chạy Unikey như vậy sẽ làm cho bạn không thể dùng chuột để chọn văn bản mà chỉ có thể click 2 lần chuột trái để chọn văn bản hoặc chọn ngoài lề của văn bản.

Cách để khắc phục lỗi này là: Thoát khỏi Unikey dưới thanh hệ thống > Nhấn chuột phải vào Unikey.exe > Chọn Properties > Compatibility > Bỏ tích Run this program as an administrator > Nhấn OK để sửa lỗi không bôi đen được trong Word.

Sửa lỗi không bôi đen được văn bản bằng Unikey

13. Bảng trong Word bị tràn ra khỏi lề

Nguyên nhân gây ra lỗi này có thể là do bạn copy bảng từ một nguồn bất kỳ và dán vào file Word và vô tình kích thước của bảng bạn copy về lớn hơn kích thước khổ giấy.

Để sửa lỗi này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFit của Word như sau: Chọn toàn bộ bảng bị lỗi > Chọn thẻ Layout > AutoFit > AutoFit Window để làm cho bảng bị tràn vừa với khổ giấy mà file Word bạn đang mở.

Sửa lỗi bảng bị tràn ra khỏi lề trong Word bằng lênh AutoFit

14. Chuyển đổi đơn vị từ Inch sang Cm để dễ thao tác

Đơn vị đo lường trong MS Word được mặc định là "inch", nhưng ở Việt Nam chúng ta không hay thường sử dụng inch mà thay vào đó chúng ta sử dụng đơn vị đo là "cm". Ngay cả trong các quy định về thể thức văn bản của nhà nước cũng được đo bằng "cm". Vì vậy khi soạn thảo văn bản chúng ta nên chuyển đổi đơn vị đo lường trong Word thành "cm".

Cách thực hiện nhanh:

Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Advanced > Kéo xuống tới mục Dislay > Tại mục Show measurement in units of > Nhấn vào danh sách xổ xuống và chọn Centimeters > Nhấn OK > Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.

Cách làm chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Nhấn vào tab File.

Nhấn vào tab File" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet15.jpg">

Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Nhấn vào Advanced > Kéo xuống tới mục Dislay > Tại mục Show measurement in units of > Nhấn vào danh sách xổ xuống và chọn Centimeters > Nhấn OK.

Chọn định dạng Centimeters trong Word

Bước 4: Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.

II. Lỗi khi đánh, gõ chữ trong Word

1. Lỗi khi gõ chữ "i" chuyển thành chữ "I"

Trong quá trình soạn thảo khi bạn gõ chữ cái "i" thì tự nhiên nó lại trở thành chữ "I", vấn đề này thường xảy ra đối với những người sử dụng công cụ gõ Unikey. Nguyên nhân chính của vấn đề này là do ứng dụng tự sửa lỗi thông minh của Word. Cụ thể là do bàn phím máy tính của chúng ta được thiết kế theo bảng chữ cái tiếng Anh.

Cách làm nhanh:

Để khắc phục hiện tượng này bạn chỉ cần: Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Ở mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options... > Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Cách làm chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Nhấn vào tab File.

Nhấn vào tab File" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet15 - Copy.jpg">

Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Nhấn vào AutoCorrect Options..." data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet18.jpg">

Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Nhấn OK." data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet19.jpg">

Bỏ tích ở dòng ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Cách làm nhanh:

Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Ở mục AutoCorrect Options, nhấn vào AutoCorrect Options... > Ở hộp thoại Autocorrect, quan sát bảng Replay - With > Kéo xuống nhấn vào hàng "i" được thay thế bằng "I" > Chọn Delete > Nhấn OK.

Cách làm chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Nhấn vào tab File.

Nhấn vào tab File." data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet15 - Copy - Copy.jpg">

Mở file Word > Nhấn vào tab File.

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Nhấn vào AutoCorrect Options..." data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet18 - Copy.jpg">

Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect > Đi đến bảng Replay - With > Kéo xuống nhấn vào hàng "i" được thay thế bằng "I" > Chọn Delete > Nhấn OK.

Bỏ tự động viết hoa chữ i trong Word

2. Lỗi khoảng trống 1 chữ khi gõ tiếng Việt

Khi bạn soạn thảo và gõ văn bản trong Word, để gõ dấu trong tiếng Việt bạn sử dụng các công cụ gõ tiếng Việt như Unikey và Vietkey. Và trong một vài trường hợp thì chữ tiếng Việt có dấu của bạn tự động bị tách ra và để lại một khoảng trắng ở giữa 2 chữ. Trong trường hợp này lỗi xuất hiện có thể là do sự cố khi bạn sao chép và dán một đoạn văn bản hoặc có thể là do tự nhiên.

Để khắc phục hiện tượng này bạn chỉ cần tắt chế độ sao chép và dán của Word:

Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Advanced > Đi đến phần Cut, copy and paste > Ở mục Use smart cut and paste > Nhấn vào Settings > Ở hộp thoại Setting > Bỏ tích chọn Adjust sentence and word spacing automatically > Nhấn OK để sửa lỗi cách chữ trong Word.

Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu

3. Chữ hoa đầu dòng là nguyên âm có dấu tiếng việt bị thụt xuống

Khi bạn muốn viết một từ in hoa ở đầu câu, có dấu nhưng nó lại là nguyên âm (như: i, y, ư, u, ê, ơ, ô, e, a, o,..). Thì trước khi viết bạn nên làm theo cách dưới đây để tránh bị thụt xuống:

Bước 1: Mở file Word > Nhấn vào tab File.

Nhấn vào tab File" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet15 - Copy - Copy - Copy.jpg">

Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Nhấn vào AutoCorrect Options..." data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet18 - Copy (2).jpg">

Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng Correct Two Intial Capital > Nhấn OK.

Nhấn OK" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392206/22-loi-thuong-gap-trong-word-va-cach-khac-phuc-chi-tiet22.jpg">

Bỏ tích ở dòng Correct Two Intial Capital > Nhấn OK

3. Khi viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên kí tự chữ hoa

Khi viết chữ in hoa trên Word thì việc bị lệch dấu là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, lỗi này có thể khắc phục dễ dàng bằng cách sau:

Chọn thẻ File > Options > Mục Proofing > Click vào AutoCorrect Options > Hộp thoại hiện lên > Chọn tab AutoCorrect > Bỏ tích ở mục Correct Two initial Caption > Nhấn OK để sửa lỗi tiếng Việt bị lệch dấu khi viết hoa.

Sửa lỗi khi viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên kí tự chữ hoa

4. Văn bản trong Word bị lỗi font

Lỗi này thường xảy ra khi bạn thực hiện download tài liệu từ trên internet hoặc copy dữ liệu từ một máy tính khác, vì bộ font sử dụng giữa 2 máy khác nhau hoặc có trục trặc khi tải nên văn bản dễ bị lỗi font. Tuy nhiên, cách khắc phục lỗi này lại khá đơn giản.

Bạn có thể sửa lỗi Font trong Word bằng Unikey hoặc bạn cũng có thể bổ sung thêm nhiều bộ font mới để phù hợp cho việc sử dụng các tài liệu trên mạng hoặc từ 1 máy khác sau này.

5. Chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

Lỗi dính chữ trong Word là lỗi mà khi bạn mở 1 file Word lên, các ký tự, chữ bên trong file Word đó bị dính lại với nhau hay nói các khác là không có khoảng trắng giữa các chữ. Lỗi này rất thường xuyên xảy ra khi mở file nhưng khi soạn thảo văn trên 1 file Word mới thì lại không bị.

Các nguyên nhanh gây ra lỗi dính chữ trong Word mà mình thường hay mắc phải như sau:

• Do xung đột phiên bản (Dùng phiên bản cũ để mở phiên bản mới).
• Copy từ các phần mềm khác (Copy dữ liệu từ các phần mềm khác như PDF, PowerPoint, Excel,...).
• Mở các văn bản ở phần mềm khác bằng Word.

Cách khắc phục như sau: Chọn thẻ File > Options > Chọn mục Proofing > Bỏ tích chọn toàn bộ các ô ở phần When correcting spelling and grammar > Nhấn OK để sửa lỗi dính chữ trong Word.

Sửa lỗi chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

6. Lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word

Lỗi này thì hiếm khi xảy ra hơn, tuy nhiên thì việc gặp lỗi này lại rất khó để khắc phục. Có hai nguyên nhân chính dẫn đến lỗi bị khóa không đánh được chữ trong trong Word là do người dùng không sử dụng bộ Office bản quyền, hoặc do người tạo file Word thiết lập không cho người khác chỉnh sửa nội dung.

Cách nhanh nhất để sửa lỗi này chính là: Nhấn vào nút Enable Editing mỗi khi mở file để có thể thao tác được trên file Word.

Nhấn vào Enable Editing để sửa lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word

Tuy nhiên, trong 1 vài trường hợp lại không xuất hiện nút Enable Editing thì bạn sẽ cần phải có thêm cách khác để có thể đánh được chữ trong Word.

7. Khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau

Dòng bị cách xa trong Word là 1 trường hợp xảy ra khá phổ biến khi thực hiện soạn thảo văn bản trong Word. Nguyên nhân chủ yếu của lỗi này là do:

• Khoảng cách dòng mặc định quá lớn, quá xa
• Do bạn vô tình thay đổi cài đặt khoảng cách
• Do bạn copy từ 1 trang khác hoặc 1 file Word khác có định dạng cách dòng xa.

Cách nhanh nhất để thực hiện sửa lỗi dòng bị cách xa trong Word 2013, 2016,.. là bạn Bôi đen đoạn văn bản bị cách dòng xa > Chọn thẻ Home > Đi đến mục Paragraph > Chọn Line & Paragraph Spacing > Chọn lại khoảng cách phù hợp.

Sửa lỗi khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau bằng cách chỉnh lại khoảng cách

Và đó là 22 lỗi thường gặp cũng như cách khắc phục của từng lỗi chi tiết nhất. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!!