Khái niệm, vai trò tin học văn phòng & 10+ hướng dẫn cho người mới 

Tự học tin học văn phòng cơ bản như thế nào hiệu quả? Tài liệu ôn thi gồm những gì? Tất cả sẽ có trong bài viết này. Các bạn hãy cùng Edulife tìm hiểu để nâng cao khả năng, trình độ của mình nhé!

Khái niệm tin học văn phòng

Tin học văn phòng là một tập hợp các kỹ năng sử dụng các công cụ, phần mềm máy tính để hỗ trợ xử lý các công việc văn phòng một cách hiệu quả. Nó bao gồm các kỹ năng: Word, Excel, PowerPoint.

Vai trò của tin học văn phòng:

• Nâng cao hiệu quả công việc: tự động hóa, xử lý thông tin nhanh, kết nối cộng tác hiệu quả.
• Tăng tính chuyên nghiệp: tạo ấn tượng tốt, thực hiện công việc chính xác, nâng cao khả năng cạnh tranh.
• Mở rộng cơ hội nghề nghiệp: đáp ứng yêu cầu công việc, nâng cao giá trị bản thân, tạo thu nhập.
• Phát triển tư duy và kỹ năng: tư duy logic, sáng tạo, học tập hiệu quả.
• Đáp ứng nhu cầu thời đại: thích nghi công nghệ, học tập suốt đời, kết nối rộng rãi.

Các kỹ năng tự học tin học văn phòng cơ bản

Các kỹ năng tự học tin học văn phòng cơ bản mà các bạn cần nắm vững bao gồm: Thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint.

Kỹ năng sử dụng Word để soạn thảo văn bản, xử lý, chỉnh sửa các văn bản, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,…

Kỹ năng tin học văn phòng Excel để tạo lập bảng biểu, tính toán bằng các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sắn có, nhanh chóng, tiện lợi. Excel được ứng dụng trong việc xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa…

Powerpoint đây là kỹ năng để thiết kế, trình chiếu, thuyết trình các nội dung trên máy chiếu, tạo sự chuyên nghiệp, thu hút…

Tự học tin học văn phòng cơ bản

Đánh văn bản bằng 10 ngón tay

Việc tập đánh văn bản bằng 10 ngón tay sẽ ảnh hưởng tới tốc độ hiệu quả công việc của một nhân viên. Do đó, trước hết để tự học tự học tin học căn bản chúng ta nên luyện tập đánh văn bản bằng 10 ngón tay.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn tự học đánh văn bản 10 ngón

Sử dụng thành thạo các phím tắt trên bàn phím

Đối với dân văn phòng, cần nắm chắc các phím tắt trên bàn phím. Đây là cách để chúng ta copy, sao lưu dữ liệu một cách nhanh chóng.

Ctrl + C: Sao chép đối tượng đã chọn

Ctrl + X: Cắt (Cut) đối tượng đã chọn

Ctrl + V: Dán (Paste) đối tượng đã chọn

Ctrl + Z: Quay lại thời điểm trước đó (Undo)

Ctrl + A: Chọn tất cả.

Ctrl + một phím di chuyển (trái/phải/lên/xuống): Chọn nhiều tập tin/thư mục rời rạc.

Ctrl + Shift + một phím di chuyển (trái/phải/lên/xuống): Chọn nhiều tập tin/thư mục liên tục.

Ctrl + Shift + dùng chuột kéo đi: Tạo shortcut cho tập tin/thư mục đã chọn.

Ctrl + phím di chuyển sang phải: Đưa trỏ chuột tới cuối từ đang đứng sau nó.

Ctrl + phím di chuyển sang trái: Đưa trỏ chuột lên ký tự đầu tiên của từ trước nó.

Ctrl + phím di chuyển xuống: Đưa trỏ chuột đến đầu đoạn văn tiếp theo.

Ctrl + phím di chuyển lên: Đưa con trỏ chuột đến đầu đoạn văn trước đó.

Sử dụng email thành thạo

Việc sử dụng mail không chỉ việc viết và đính kèm tệp và gửi đi; mà nó còn có yêu cầu về quy cách trình bày để trở nên chuyên nghiệp hơn.

Các bạn cần tìm hiểu cách cài đặt chữ ký, tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty, chế độ tự động trả lời email, đánh dấu ưu tiên email quan trọng. Kỹ năng này giúp bạn không bị bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng đối với công việc.

Sử dụng các phần mềm máy tính một cách thông thạo

Nắm chắc kiến thức 3 phần mềm quan trọng trong việc tự học tin học văn phòng đó là: Word, Excel, Powerpoint.

• Nhập được văn bản thuần thục.
• Tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động.
• Sử dụng chức năng Tab trong word.
• Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp.
• Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word.
• Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất.
• Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết.
• Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần.
• Tạo trang trình chiếu để thuyết trình.
• Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide.

Sử dụng thành thạo công cụ diệt virus

Ngoài việc thành thạo các kỹ năng tin học như trên thì các thí sinh cần nắm được các phần mềm diệt virus. Đôi khi máy tính của chúng ta bị các virus tấn công, các bạn cần biết cách cài đặt xử lý nó để không bị hư hỏng và không ảnh hưởng đến công việc.

Bộ giáo trình tự học tin học văn phòng

Sau đây chúng tôi giới thiệu tới các bạn tự học tin học văn phòng nguồn tài liệu uy tín. Các bạn có thể tải về máy để ôn thi nhé!

• Tự học tin học căn bản 20 bài tập excel
• Bài giảng tin học cơ bản
• Tài liệu tự học Microsoft Office Word, Soạn Thảo Văn Bản

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo các nguồn tài liệu khác trên mạng, các kênh youtube hoặc lựa chọn cho mình những khóa học online, các trung tâm luyện thi để nâng cao khả năng của mình.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn cũng như tài liệu tự học tin học văn phòng. Các bạn có thể tham khảo nhé. Chúc các bạn thành công!