Email là một phần không thể thiếu trong công việc hay học tập của con người hiện nay. Vậy bạn có biết email là gì và dùng làm gì không? Cách tạo email miễn phí là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé!
1. Email là gì?
Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).
Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.
Email là phương tiện trao đổi thông tin qua Internet
2. Địa chỉ email là gì? Dùng để làm gì?
Địa chỉ email chính là địa chỉ của thư điện tử, giống như là một cái tên. Giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ nhà thì địa chỉ email cũng tương tự như vậy, chỉ khác là bạn có thể đặt tên email thoải mái miễn là cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.
Địa chỉ email được dùng để người khác gửi thư đến cho chúng ta.
Ví dụ: anhuy@gmail.com, abc@yahoo.com, peterwork@businessmail.com.
Địa chỉ email chính là địa chỉ của thử điện tử
3. Cấu trúc của một địa chỉ email
Một địa chỉ email sẽ gồm có 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.
+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó. Thế nhưng ngày nay người ta thường không dùng tên định dạng trong email của mình.
+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự đặc biệt.
+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền.
Ví dụ: Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com. Với "Peter Wilson" là tên định dạng, "peter_wilson" là tên email và "businessmail.com" là tên miền.
Cấu trúc của địa chỉ email có 3 phần
4. Email có phải là Gmail không?
Email là một phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử, còn Gmail là một trong những dịch vụ email được cung cấp bởi Google.
Email gửi thư kỹ thuật số thông qua mạng truyền thông như Internet. Gmail là một dạng client email, cung cấp thêm nhiều tính năng như nhắc nhở email, lọc spam, quét virus và một số tính năng khác.
Gmail là một dạng Email
5. Những nội dung chính trong email
Cấu trúc chính của một email gồm những nội dung sau đây:
+ To (Đến): Nơi có địa chỉ email của người nhận thư.
+ From (Từ): Chứa địa chỉ email của người gửi.
+ Subject (Chủ đề): Chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của bức thư (có thể không điền).
+ CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Tất cả những người nhận được thư đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
+ BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn bí mật.
+ Nội dung thư: Nơi nhập nội dung muốn truyền tải. Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi một vài người khác thì không.
Những nội dung chính của email
6. Ưu, nhược điểm của email
- Ưu điểm của email
Sự ra đời của email như một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực thông tin liên lạc. Email mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, trong đó phải kể đến là:
+ Tiết kiệm thời gian: Một lá thư thông thường khi gửi đi sẽ phải mất một thời gian từ 1 đến nhiều ngày mới có thể đến tay người nhận. Thế nhưng với email, chỉ cần vài giây là người nhận đã có thể nhận được thông tin mà không cần phải chờ đợi quá lâu như thư truyền thống.
+ Tiết kiệm chi phí: Với thư truyền thống, bạn sẽ phải mất một số tiền mua tem để gửi đến cho người nhận. Nhưng với email, bạn sẽ không tốn bất kì khoản phí nào cả. Việc của bạn chỉ là soạn thảo trên máy tính và gửi thư đi.
+ Chứa nhiều dạng thông tin: Nếu như với thư tay, tất cả những gì bạn có thể gửi đi là thông tin chữ viết thì giờ đây, với email, bạn có thể đính kèm các loại tập tin khác nhau từ hình ảnh, video đến các tệp âm thanh,...
+ Tính bảo mật cao: Mỗi một địa chỉ email sẽ luôn có một mật khẩu riêng do chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, chỉ khi có mật khẩu thì mới có thể vào đăng nhập email, nếu không thì bạn sẽ không thể vào và xem bất kì thông tin gì.
Email giúp tiết kiệm thời gian
- Nhược điểm của email
+ Có thể chứa virus: Có rất nhiều bức thư có thể chứa các tệp tin có virus, người dùng cần cẩn trọng khi mở email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu cầu tải xuống tệp đính kèm để tránh bị dính virus.
+ Gây hiểu lầm: Vì email không thể hiện lời nói hay bộc lộ cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi.
+ Quảng cáo làm phiền: Người dùng thường bị các tin nhắn spam, quảng cáo làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nếu như không muốn bị chúng gây khó chịu.
+ Giới hạn lưu trữ: Đa phần các dịch vụ email miễn phí đều bị giới hạn dung lượng lưu trữ, dẫn đến việc bạn có thể không nhận được hoặc buộc phải xóa những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy.
Email thường bị giới hạn lưu trữ
7. Dịch vụ email trả phí khác gì với email miễn phí?
Email miễn phí
Email trả phí
Chi phí
Miễn phí
Mất phí
Đối tượng sử dụng
Cá nhân
Doanh nghiệp
Quyền riêng tư
Bảo mật thấp, email bị chèn quảng cáo.
Bảo mật cao, email không bị chèn quảng cáo.
Kiểm soát spam
Có khả năng bị rơi vào mục spam nếu gửi mail quá nhiều cho khách hàng, đối tác.
Email rất ít khi bị rơi vào mục spam.
Thống kê
Không hỗ trợ
Thống kê tỉ lệ mở mail, danh sách email, Mail spam,..
Tốc độ gửi
Tốc độ gửi chậm hơn so với mail trả phí, có số lượng mail gửi tối đa trong ngày.
Tốc độ gửi mail nhanh, số lượng mail tối đa được gửi rất lớn tùy thuộc vào gói email khách hàng mua.
Tên miền
Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ.
Đuôi email là tên doanh nghiệp.
8. Các loại email phổ biến hiện nay
- Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, đuôi email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.vn, @gmail.com,...
Trong công việc kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc thì các dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể quản lý được, và khi nhân viên nghỉ việc thì công ty cũng có thể bị mất luôn các thông tin, dữ liệu này.
Email cá nhân là email riêng của mỗi cá nhân
- Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là tài khoản có đuôi email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Email này được công ty cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,... Nếu nhân viên nghỉ việc thì công ty vẫn có thể thu hồi email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.
Email doanh nghiệp có đuôi email gắn với tên doanh nghiệp
- Email Marketing
Email marketing (Tiếp thị qua email) là một công cụ của marketing, là cách tiếp cận, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua email. Email marketing rất hiệu quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm chăm sóc khách hàng, mang khách hàng đến với gần thương hiệu hơn.
Email Marketing là một hình thức quảng bá qua email
9. Tìm hiểu một số thuật ngữ phổ biến trong email
- Bcc, Cc trong email là gì?
+ CC: Cho phép gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Ví dụ, bạn có thể gửi email đến cho A và “CC” sang cho B và C. Mặc dù email này được gửi trực tiếp cho A nhưng B và C cũng sẽ nhận được một bản sao của email. Tất cả những người nhận được thư (A, B và C) đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
+ BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn bí mật. Những người nhận thư theo kiểu BCC sẽ nhận được email nhưng không thấy những ai cũng nhận được bản sao bức thư đó.
CC và BCC cho phép gửi email cho nhiều người khác
- Mail server là gì?
Mail Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để gửi và nhận thư trên Internet. Mail Server có vai trò giống như một bưu cục, là một trung tâm dữ liệu, lưu trữ truy xuất thông tin trên Internet. Mail của bạn gửi trước khi đến hộp thư email của người nhận thì nó đều phải qua mail server.
Mail Server là một hệ thống máy chủ gửi và nhận thư trên Internet
- Spam mail (email spam) là gì?
Spam mail (Thư rác) là các thư điện tử vô bổ, thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ, chất lượng thường rất thấp.
Có một số spam email có nội dung lừa đảo, dụ dỗ cung cấp thông tin cá nhân mã số thẻ tín dụng. Hoặc chứa một đường link chứa mã độc nguy hại đến máy tính của bạn.
Spam email là những thư điện tử vô bổ
- Subject là gì trong email?
Subject chính là tiêu đề hay chủ đề của email. Subject chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của bức thư, người nhận có thể thông qua chủ đề để biết thông tin chính của thư mà không cần đọc toàn bộ nội dung.
- Resend Email là gì?
Resend Email có nghĩa là gửi lại email một lần nữa. Đôi khi trong quá trình gửi email có thể xảy ra trường hợp đường truyền Internet bị lỗi, bị gián đoạn nên không thể gửi email đi được. Kết quả là người nhận không thấy email của bạn nên cần gửi lại.
Cũng có khi người nhận đã bị lạc mất hoặc vô tình xóa email của bạn nên họ yêu cầu bạn Resend Email.
Resend Email là gửi lại email một lần nữa
- Push mail là gì?
Push email là một phương pháp nhận email bằng cách sử dụng một hệ thống tự động chuyển tiếp email đến một thiết bị di động được cấu hình sẵn thay vì người dùng phải check hộp thư theo cách thủ công như trước đây. Thiết bị di động này làm việc bằng cách giữ một kết nối hoạt động mở với máy chủ để các máy chủ có thể thông báo cho các thiết bị di động ngay lập tức khi email mới đã đến.
- Các từ viết tắt tiếng Anh trong email
+ Btw là gì trong email?
Btw là viết tắt của cụm từ by the way, có nghĩa là nhân tiện, tiện thể. Btw được dùng ở cuối email để hỏi thêm thông tin.
Btw được dùng để hỏi thêm thông tin
+ Re là gì trong email?
Re là viết tắt của reply, có nghĩa là hồi âm. Từ này được dùng khi thư là hồi âm của người mà bạn đã gửi email trước đó. Tức là người nhận đọc được email của bạn rồi nhấn vào Reply để trả lời thư mà không cần soạn một email mới.
+ Fyi là gì trong email?
FYI là viết tắt của cụm từ for your information, có nghĩa là để/cho bạn biết rằng. Fyi dùng ở đầu e-mail khi người gửi muốn gửi cho người nhận những thông tin mà họ đang cần.
Fyi có ý nghĩa thư được gửi để cung cấp thông tin
+ Fwd là gì trong email?
Fwd là viết tắt của từ forward, có nghĩa là chuyển tiếp. Forward email là một hình thức chuyển các bức thư nhận được từ người khác đến hộp thư thứ ba.
10. Cách đăng ký, tạo tài khoản email miễn phí
- Cách đăng ký, tạo tài khoản Gmail
Bước 1: Truy cập vào tạo tài khoản Google và nhập các thông tin cần thiết.
Bước 2: Nhập các thông tin cá nhân.
Bước 3: Xác minh số điện thoại.
Bước 4: Đồng ý với các điều khoản.
- Cách đăng ký, tạo tài khoản Outlook
Outlook là một sản phẩm của Microsoft và đang ngày càng hoàn thiện mình hơn để có thể tạo ra một hộp thư điện tử đáng sử dụng cho người dùng.
- Cách đăng ký, tạo tài khoản Yahoo Mail
Yahoo Mail là một cái tên được phát triển rất sớm, đây từng là một cái tên lớn của thập kỷ trước khi có số lượng người dùng rất đông đảo. Tuy đã được mua lại nhưng bạn vẫn có thể đăng ký Yahoo và sử dụng một cách bình thường.
- Cách tạo tài khoản iCloud Mail
iCloud Mail là một hộp thư điện tử dành riêng cho người dùng nhà Apple. Khi bạn tạo một ID Apple thì đồng thời bạn cũng sẽ được yêu cầu tạo một tài khoản iCloud cho mình để liên kết với ID Apple.
11. Mẹo sử dụng email hiệu quả
- Địa chỉ email chuyên nghiệp
Tên email cũng giống như bộ mặt của chúng ta vậy. Muốn khiến cho người khác tin tưởng thì điều đầu tiên cần phải làm là đặt tên email thật chuyên nghiệp. Tên email chuyên nghiệp sẽ khiến người nhận có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên. Và với những email có tên chuyên nghiệp, tỷ lệ người nhận đọc email của bạn là rất cao.
Hãy tránh đặt tên những email có phần “trẻ con” như kiểu pegauxinh@gmail.com, changtraichungtinh@gmail.com, cuncondethuong@yahoo.com...
Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp
- Đặt tiêu đề rõ ràng, súc tích
Bạn nên đặt tiêu đề cho email của mình thay vì để trống chúng, các email không có tiêu đề thường dễ bị người nhận bỏ qua khi kiểm tra hộp thư. Tiêu đề của email cần ngắn gọn, khái quát đúng nội dung chính của thư, tránh lan man dài dòng, không đi vào trọng tâm
- Đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi
Bạn nên tập thói quen đọc lại toàn bộ email trước khi gửi đi. Việc kiểm tra lại email tuy mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều điều như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại các câu văn, đoạn văn dài dòng, khó hiểu; kiểm tra tên người nhận, file đính kèm có đúng không,...
Kiểm tra lại email trước khi gửi
- Chuyên nghiệp với lời chào
Cần tránh mở đầu email bằng những lời chào thiếu sự chuyên nghiệp như: hi u, tao nek, chào người anh em, hello em,…
Chúng ta cần những lời chào lịch sự, phù hợp với từng đối tượng khác nhau như khách hàng, đối tác, bạn bè, thầy cô,.. như: Kính gửi, Thân gửi,...
- Cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ
Cần tránh việc mở các file đính kèm trên thư điện tử khi bạn không thật sự biết chúng là gì. Nếu không thì nguy cơ thiết bị của bạn bị nhiễm virus là rất cao.
Nên cẩn trọng với những email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ thanh toán online của bạn vì hiện nay có rất nhiều đối tượng lừa đảo qua email. Điều này có thể sẽ mất chút thời gian nhưng lại an toàn cho bạn về sau.
Cẩn thận với những đường dẫn lạ
Một số mẫu laptop đẹp đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động:
Bài viết đã đưa đến các thông tin về email, cách đăng ký địa chỉ email và cách sử dụng email hiệu quả. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hãy đón chờ những bài viết tiếp theo nhé!
